Datenschutzhinweis

Informationen zur Datenverarbeitung

V2 (022024)

Für die Bearbeitung von Bewerbungen nutzt zur Mühlen Gruppe den Dienst onlyfy application manager (by XING). Mit dieser Datenschutzerklärung werden Sie über die Verarbeitung Ihrer Daten durch den Dienst onlyfy application manager sowie durch zur Mühlen Gruppe informiert.

Gemeinsame Verantwortlichkeit

Hinsichtlich des Zusammenwirkens im Unternehmens-Account von zur Mühlen Gruppe besteht eine sogenannte gemeinsame Verantwortlichkeit von zur Mühlen Gruppe und New Work SE gemäß Art. 26 DSGVO, da sie i.S.d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO gemeinsam über Zwecke und Mittel der Verarbeitung bestimmen. Die aktuelle Version der Vereinbarung zur gemeinsamen Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO, die die New Work SE mit den Unternehmen schließt, die onlyfy application manager nutzen, können Sie hier als Anhang zu den AGB https://www.xing.com/terms/onlyfy-one einsehen, um sich über das Wesentliche der Vereinbarung zu informieren.

Datenverarbeitung durch die New Work SE

onlyfy application manager ist Teil des umfassenden Dienstes XING der New Work SE, der den Zweck verfolgt, durch eine Vielfalt unterschiedlicher Anwendungen (onlyfy application manager ebenso wie das berufliche soziale Netzwerk bzw. Job-Netzwerk XING, kununu etc.) zur Verbesserung und Vereinfachung des Berufslebens der Nutzer beizutragen sowie die Arbeitswelt für den Einzelnen erfüllender und gleichzeitig Unternehmen noch erfolgreicher zu machen. Bei onlyfy application manager als Teil des umfassenden Dienstes XING handelt es sich um eine Online-Plattform, auf der bzw. über die Talente und Unternehmen zusammenkommen.

Hinsichtlich der Datenverarbeitung für die die New Work SE allein verantwortlich oder im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit mit zur Mühlen Gruppe zuständig ist, erhalten Sie nähere Informationen in der Datenschutzerklärung von XING, https://privacy.xing.com/de/datenschutzerklaerung. Dort finden Sie auch die Kontaktdaten der New Work SE sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten der New Work SE.

Bewerbungen mit onlyfy application manager

Mit Absenden der Bewerbung gehen Sie ein Nutzungsverhältnis mit der New Work SE ein, um Ihre Bewerbung(en) abwickeln zu können. Sie erhalten des Weiteren Support-Leistungen und die New Work SE kann Ihnen weitere Möglichkeiten aufzeigen, die Sie in Ihrem Berufsweg unterstützen können. Es wird nicht automatisch ein öffentliches Profil im beruflichen sozialen Netzwerk bzw. Job-Netzwerk XING für Sie erstellt. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten durch die New Work SE ist folglich insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Verarbeitung in Erfüllung eines Vertrages).

Unterbrechung Ihrer Online-Bewerbung

Das Erstellen Ihrer Online-Bewerbung können Sie jederzeit unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen. Zu diesem Zweck werden Cookies eingesetzt. Von Ihnen bereitgestellten Daten zum Anlegen des Benutzerkontos sowie hochgeladene Dokumente werden im Unternehmens-Account von zur Mühlen Gruppe in onlyfy application manager erfasst. Die Daten bleiben auch dann erfasst, wenn Sie eine Bewerbung unterbrechen und/oder nicht abschließen. In diesem Fall wird Ihre Bewerbung als unvollständig markiert und die Daten bleiben für zur Mühlen Gruppe eingeschränkt einsehbar.

Hinweise zu speziellen Funktionen von onlyfy application manager

Kalenderfunktion

Wenn die Kalenderfunktion verwendet wird, werden Ihre Daten im Rahmen und zum Zweck der Terminvereinbarung im Bewerbungsverfahren verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO. Die Kalenderfunktion wird von einem IT-Dienstleister (Cronofy Ltd., Vereinigtes Königreich) zur Verfügung gestellt. Das Vereinigte Königreich ist auf Grund des Angemessenheitsbeschlusses der europäischen Kommission als sicheres Drittland eingestuft. Hier finden Sie nähere Informationen zum Datenschutz von Cronofy: https://www.cronofy.com/gdpr/ und https://docs.cronofy.com/policies/privacy-notice/.

WhatsApp Bewerbung

Soweit Sie die Bewerbung-per-WhatsApp Funktion nutzen, ist Rechtsgrundlage für die Kommunikation Ihre jederzeit widerrufliche Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO). Bei einer Bewerbung via WhatsApp werden über einen WhatsApp-Chat alle notwendigen Bewerberinformationen abgefragt. Die Daten werden dann über einen Dienstleister direkt in onlyfy application manager eingespielt und dort im Rahmen und zum Zweck des normalen Bewerbungsprozesses weiterverarbeitet.

Die Bewerbung-per-WhatsApp Funktion wird von einem IT-Dienstleister (PitchYou) zur Verfügung gestellt, der hierzu Zugriff auf Ihre Daten nehmen kann. Weitere Informationen finden Sie hier: https://www.pitchyou.de/datenschutz. Kandidatendaten aus „Bewerbung per WhatsApp" werden über eine Schnittstelle in onlyfy application manager übertragen und unmittelbar nach der Übertragung aus der „Bewerbung per WhatsApp" Infrastruktur in PitchYou gelöscht. Die weitere Verarbeitung erfolgt dann ausschließlich direkt in onlyfy application manager.

Bitte beachten Sie, dass Sie zur Bewerbung Ihren eigenen privaten WhatsApp Account verwenden und daher eine Übermittlung, insbesondere in die USA, nicht ausgeschlossen werden kann.Die Datenschutzinformationen von WhatsApp, etwa zu deren Verarbeitungen oder zur Ausübung Ihrer Datenschutzrechte gegenüber WhatsApp, finden Sie hier: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea.

Nach Ihrer Einwilligung wird Ihre Bewerbung via WhatsApp durch PitchYou an onlyfy application manager übermittelt. Ein Widerruf der Übermittlung ist jederzeit möglich. Ihre Bewerberdaten werden jedoch nach der Übertragung an onlyfy application manager in der Infrastruktur von PitchYou ohnehin gelöscht, so dass eine weitere Verarbeitung durch PitchYou nicht stattfindet.

Anwendbarkeit des Schweizer Datenschutzgesetzes

Das Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (Schweizer DSG) gilt für Sachverhalte, die sich in der Schweiz auswirken, auch wenn sie im Ausland veranlasst werden. Diese Datenschutzerklärung dient entsprechend sowohl der Information gemäß EU-DSGVO also auch gemäß Schweizer DSG. Es werden die Begriffe der EU-DSGVO verwendet, also insbesondere „Verarbeitung“, „personenbezogene Daten“, „berechtigtes Interesse" sowie "besondere Kategorien von Daten" statt der im Schweizer DSG verwendeten Begriffe „Bearbeitung“, „Personendaten“, "überwiegendes Interesse" und "besonders schützenswerte Personendaten". Wenn das Schweizer DSG anwendbar ist, bestimmen sich die entsprechenden Begriffe nach dem Schweizer DSG. Den Namen und die Adresse unserer Vertretung in der Schweiz finden Sie im Impressum | XING.

Datenschutzhinweise für Bewerbungen

Vielen Dank für Ihre Bewerbung. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Im Folgenden teilen wir Ihnen unsere Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung mit.

1. Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechts

zur Mühlen ApS& Co. KG
Herr Axel Knau

Gewerbestraße 1

24860 Böklund

 

Sie finden weitere Informationen zu unserem Unternehmen, Angaben zu den vertretungsberechtigten Personen und auch weitere Kontaktmöglichkeiten in unserem Impressum auf unserer Internetseite: www.zurmuehlengruppe.de

2. Datenschutzbeauftragter

Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten per E-Mail unter: datenschutz[at]vdew-service.de

3. Erhebung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck und deren Verwendung

Personenbezogene Daten sind gem. Art. 4 Nr. 1 DSGVO sämtliche Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

3.1 Wenn Sie sich bei uns bewerben, werden folgende Daten bzw. Datenkategorien verarbeitet:

• Stammdaten (Vorname, Name, Anrede, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift, Geburtsdatum, Staatsbürgerschaft).
• Qualifikationsdaten (Anschreiben, Motivationsschreiben, Lebenslauf, bisherigeTätigkeiten, fachlicheQualifikation und Kompetenzen).
• Freiwillige Angaben (z.B. Bewerbungsfoto, Angaben zur Schwerbehinderteneigenschaft oder sonstige Informationen, die Sie uns in Ihrer Bewerbung freiwillig mitteilen oder freiwillig hochladen).
• von der jeweiligen Ausschreibung abhängige Zusatzfragen (z.B. Führerschein, Staatsbürgerschaft).
• die Kommunikation zwischen Ihnen und uns sowie Kommentare und Bewertungen, die im Zuge Ihres Bewerbungsprozesses zu Ihnen verfasst werden.
• weitere Daten/ Datenkategorien, z.B. öffentlich zugänglich gemachte, berufsbezogene Daten, z.B. ein Profil bei beruflichen Social Media-Netzwerken wie XING oder LinkedIn.
• Besondere Kategorien personenbezogener Daten: Sofern Sie in Ihren Bewerbungsunterlagen Angaben machen, die besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DSGVO enthalten (z.B. Angaben, die Rückschlüsse auf Ihre sexuelle Orientierung erlauben; Angaben zu Ihrer Gesundheit; Informationen, die Rückschlüsse auf Ihre ethnische Herkunft oder Ihre Religion erlauben), werden wir auch diese Daten nur im rechtlich zulässigen Rahmen verarbeiten.

Die Erhebung dieser Daten erfolgt zur Bewerbungsabwicklung, insbesondere um Ihre Qualifikation prüfen und um mit Ihnen kommunizieren zu können.

3.2 Sie können Ihre Bewerbung auch über das Bewerbungsmanagement-Tool Onlyfy einreichen. Anbieter des Bewerbungsmanagement-Tool Onlyfy ist die Firma New Work SE, Am Strandkai 1, 20457 Hamburg. Hinweise zur Datenverarbeitung  finden Sie in der Datenschutzerklärung, die Sie unter  https://onlyfy.com/de/datenschutz/ abrufen können.

Bei der Bewerbung über die Domain *.onlyfy.io übermittelt Ihr Internetbrowser aus technischen Gründen automatisiert bestimmte Nutzungsdaten.

Diese Informationen werden getrennt von anderen Daten in sogenannten Log-Dateien gespeichert. Dabei werden folgende Informationen von New Work SE erfasst: 

• Datum und Uhrzeit sowie Dauer des Zugriffs,
• Browsertyp/ -version, verwendetes Betriebssystem,
• URL der zuvor besuchten Webseite,
• übertragene Datenmenge, anhand der IP-Adresse (Internetprotokoll-Adresse) wird ein GeoIP Lookup gemacht, 
• Name der abgerufenen Dateien,
• http-Status-Code (z.B. „Anfrage erfolgreich“),
• und URL der aufgerufenen Webseite,
• Zugriffsart (GET, POST).

Diese Daten sind technisch erforderlich, um die Funktionen des E-Recruiting-Systems anzubieten und dessen Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten. Sie werden von New Work SE über einen Zeitraum von 12 Monaten gespeichert.

Daten, deren weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist, sind bis zur endgültigen Klärung des jeweiligen Vorfalls von der Löschung ausgenommen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO.

3.3 Bei Cookies handelt es sich um kleine Textdateien, die auf Ihrer Festplatte dem von Ihnen verwendeten Browser zugeordnet gespeichert werden und durch welche der Stelle, die den Cookie setzt, bestimmte Informationen zufließen.

New Work SE setzt Cookies ein. Diese dienen dazu, die Onlinebewerbung nutzerfreundlicher und effektiver zu machen. Die Cookies sind technisch notwendig, um Ihnen diese Webseite zur Verfügung zu stellen. Ohne den Einsatz der Cookies wäre der Betrieb der Webseite nicht möglich. Es gibt daher keine Möglichkeit, dem Einsatz der Cookies zu widersprechen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO. 

Die von New Work SE verwendeten Cookies finden Sie in den New Work SE Datenschutzhinweisen unter: https://onlyfy.com/de/datenschutz/

4. Rechtliche Grundlagen der Verarbeitung

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Ihre Bewerbung hin und ist nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO zu den vorgenannten Zwecken für die angemessene Bearbeitung der Bewerbung und für die beidseitige Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich.

Nach § 26 BDSG ist die Verarbeitung der Daten zulässig, die im Zusammenhang mit der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind.

Ist Ihre Bewerbung erfolgreich, können die angegebenen Daten für Personalangelegenheiten im Rahmen der Beschäftigung verwendet werden. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 88 DSGVO i.V.m. § 26 BDSG n.F.

Im Falle Ihrer Einwilligung zur weiteren Speicherung nehmen wir Ihre Bewerbung in unseren Bewerber-Pool auf und leiten Ihre Bewerbung gegebenenfalls innerhalb der zur Mühlen Gruppe an weitere Unternehmen weiter, wenn wir der Meinung sind, dass Ihr Profil auf Unternehmen innerhalb der zur Mühlen Gruppe passen könnte. Rechtsgrundlage für eine Weitergabe Ihrer Bewerbungsdaten innerhalb der zur Mühlen Gruppe ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit ganz oder teilweise mit Wirkung für die Zukunft uns gegenüber widerrufen.

Darüber hinaus erfolgt die Datenverarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 f DSGVO zur Wahrung unserer berechtigten Interessen, denn innerhalb des Bewerbungsprozesses können sich eventuell gegenseitige Rechtsansprüche ergeben (z.B. Ansprüche gemäß AGG oder auch vorvertragliche Schadenersatzansprüche). Es ist deshalb eventuell notwendig, dass die Verarbeitung der personenbezogenen Daten für die Geltendmachung oder Verteidigung der vorstehenden Ansprüche erforderlich ist.

5. Dauer der Speicherung

Die für die Bewerbung von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden 6 Monate gespeichert und danach gelöscht, es sei denn, dass wir nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus HGB, StGB oder AO) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind oder Sie in eine darüberhinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben.

Für den Fall, dass Sie einer längeren Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten zugestimmt haben, werden wir Ihre Daten in unseren Bewerber-Pool übernehmen. Dort werden die Daten nach Ablauf von 12 Monaten gelöscht. Eine längere Speicherung erfolgt nur, sofern Sie Ihre Einwilligung hierzu erteilt haben.

Rechtsgrundlage für eine längere Speicherung Ihrer Bewerbungsdaten ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit ganz oder teilweise mit Wirkung für die Zukunft uns gegenüber widerrufen.

6. Ort der Verarbeitung und Übermittlung der Daten an Dritte

Wir nutzen für unser Bewerbermanagement einen spezialisierten externen Dienstleister. Die New Work SE, Am Strandkai 1, 20457 Hamburg. Dieser wird als Dienstleister,für das E-Recruiting-System onlyfy application manager (byXing) unter der Domain *.onlyfy.Io, für uns tätig und kann im Zusammenhang mit der Wartung und Pflege der Systeme ggf. auch Kenntnis von Ihren personenbezogenen Daten erhalten.

Wir haben mit diesem Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen, der sicherstellt, dass die Datenverarbeitung in zulässiger Weise erfolgt.

Im Unternehmen haben grundsätzlich nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die dies für den ordnungsgemäßen Ablauf unseres Bewerbungsverfahrens benötigen, wie z.B. Fachbereiche oder Abteilungen in denen die ausgeschriebene Stelle angesiedelt ist oder der Betriebsrat unseres Unternehmens.

Ihre Bewerberdaten werden nach Eingang Ihrer Bewerbung von der zentralen Personalabteilung der zur Mühlen Gruppe gesichtet. Geeignete Bewerbungen werden dann von dieser intern an die Personalverantwortlichen des Standortes der Gesellschaft der zur Mühlen Gruppe weitergeleitet, für den die jeweils offene Position ausgeschrieben wurde.

Auch im Falle einer Post- oder E-Mail-Bewerbung können Ihre Daten in das E-Recruiting-System überführt werden.

7. Betroffenenrechte

Sie haben das Recht:

• gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen;
• gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
• gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
• gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
• gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
• gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen und
• gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Firmensitzes wenden.

8. Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an Datenschutz[at]zurmuehlen-group.com.